Company Brain: Firmenwissen finden, verstehen und weitergeben.

Stellen Sie sich eine gemeinsame Anlaufstelle für die wiederkehrenden Fragen Ihres Teams vor. Statt mehrere Ordner und alte E-Mails zu durchsuchen, stellt ein Mitarbeiter seine Frage in normalen Worten. Das System sucht in den dafür freigegebenen Unterlagen und formuliert eine Antwort mit Quellenhinweis.

„Firmengehirn“ ist ein Bild dafür – kein denkender Ersatz für Ihre Mitarbeiter. Die KI weiß nicht automatisch, was in den Köpfen der Menschen steckt. Dieses Wissen muss zuerst festgehalten werden. Und sie entscheidet nicht selbst, welche Regel in Ihrem Unternehmen gilt.

Die Kollegin, die Reklamationen bearbeitet, ist im Urlaub. Ihre Vertretung fragt: „Was brauchen wir, bevor wir diese Reklamation prüfen können?“ Der Assistent findet die freigegebene Arbeitsanweisung, nennt die erforderlichen Unterlagen und verlinkt die passende Stelle.

Ist für diesen Kunden eine Sonderregel nicht dokumentiert, ist eine Rückfrage nötig. Der Assistent darf daraus keine Zusage erfinden. Dieses Beispiel beschreibt einen möglichen Ablauf, keinen bereits gemessenen Kundenfall.

Ein Company Brain kann Suche, Einarbeitung und Vertretung unterstützen. Ob es tatsächlich Zeit spart, prüfen wir mit Ihren typischen Fragen und dem Aufwand für die Kontrolle. Eine überzeugend klingende Antwort allein genügt nicht.

Die Technik ersetzt weder gültige Quellen noch fachliche Verantwortung. Anbieter, Speicherort, Datenschutz, Berechtigungen und erlaubte Aktionen werden vor der Umsetzung abgestimmt. Wenn eine gepflegte Anleitung genügt, empfehlen wir diesen einfacheren Einstieg.

Beschreiben Sie einen wiederkehrenden Vorgang: Auslöser, heutige Arbeitsschritte, beteiligte Systeme und gewünschtes Ergebnis. Hilfreich sind anonymisierte Beispiele sowie bekannte Mengen, Bearbeitungszeiten und Ausnahmen. Benennen Sie eine fachlich verantwortliche Person. Zugangsdaten und personenbezogene Originalunterlagen gehören nicht in die erste Anfrage.

Am Ende einer Phase steht eine Entscheidung: den Pilot starten, zuerst Daten oder Prozesse verbessern oder vorerst auf Automatisierung verzichten. Vor einer Umsetzung vereinbaren wir Umfang, Systemzugänge, Verantwortlichkeiten und prüfbare Qualitätsziele. Ein Workshop allein ist noch kein freigegebenes produktives System.

Aufwand entsteht durch Schnittstellen, Datenqualität, Ausnahmefälle und Freigaben. Einrichtung, Modell- oder Softwareverbrauch, Hosting sowie menschliche Kontrolle gehören getrennt in die Kalkulation. Ein konkretes Angebot folgt aus dem abgestimmten Umfang; weder ein pauschaler Preis noch eine garantierte Einsparung lässt sich daraus vorab ableiten.